PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

A.      Peranan Komunikasi dalam bisnis

1.      Pengertian Komunikasi dan Bisnis

a.      Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi serta gagasan ide yang dikemukakan oleh seseorang.

b.     Bisnis
Bisnis adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan cara bertransaksi. Biasanya bisnis terjadi apabila seseorang melakukan jual atau beli suatu barang maupun jasa kepada konsumennya. Adapun tujuan lain dari bisnis yaitu mendapatkan keuntungan atau biasa disebut dengan laba. Dalam artian lain, bisnis adalah melakukan suatu aktivitas dan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.

2.   Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal .Bisnis melibatkan pertukaran informasi secara terus – menerus. Lebih banyak bisnis yang dijalankan makan semakin luas juga komunikasi yang akan tercipta. Peran komunikasi dalam berbisnis sangatlah penting karena komunikasi yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang dikelolanya. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

3.      Komunikasi Bisnis menurut Para Ahli

Menurut Purwanto (2006:4), pengertian komunikasi bisnis yaitu komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal ataupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya komunikasi bisnis ini dibagi dalam dua hal yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan esekutif menunjukan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok diantara berbagai factor personal yang diperlukan untuk memperomosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill,2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antar orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya penyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibandingkan hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

B.      Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi bisnis merupakan setiap komunikasi yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan bisnis, seperti untuk membangunpartnerships, sumber daya intelektual, atau untuk mempromosikan satu gagasan, produk, servis, atau pun suatu organisasi. Fungsi komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory, persuasive, integrative. Dalam komunikasi bisnis, terdapat beberapa tujuan tertentu. Berikut ini adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis yakni :

1.      Meningkatkan goodwill (nama baik) perusahaan.

2.      Meningkatkan hubungan baik perusahaan dengan masyarakat.

3.      Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam perusahaan.

Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Umum

·        Komunikasi Bisnis bertujuan untuk mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis.

Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Khusus

·        Komunikasi Bisnis bertujuan untuk menciptakan interaksi atau hubungan di dalam perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesame dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.

C.      Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya

Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh yaitu :

1.      Manfaat Eksternal

Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara professional dapat meningkatkan citra perusahan. Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

2.      Manfaat Internal

Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan. 8 hal yang menjadi perimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif :

a.       kemampuan bekerja keras

b.      kemampuan manajemen

c.       kepercayaan diri

d.      kemampuan mengambil keputusan yang sehat

e.       latar belakang akademis

f.        mempunyai ambisi untuk maju

g.      kemampuan berkomunikasi secara efektif

h.      berpenampilan menarik

D.      Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Di dalam komunikasi pasti pernah ada kesalahpahaman yang terjadi. Kesalahpahaman komunikasi adalah salah satu kendala komunikasi yang dapat menciptakan sebuah konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi informasi.

Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan orang banyak.

Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.

Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.

Beberapa contoh kesalahpahaman antara lain :

1.      karyawan yang kurang memahami uraian pekerjaan dan tanggung jawabnya;

2.      ketidaktahuan dalam menindak lanjuti instruksi, surat-surat dan pengumuman

3.      kesalahan dalam menanggapi gagasan pimpinan dan rekan kerja

4.      kesalah pahaman dalam teknik atau cara berkomunikasi dengan baik.

Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah
meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan,
misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan
sistematis. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum
jelas maksudnya. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesalahpahaman khususnya karena faktor komunikasi adalah

1.      kondisi pelaku komunikasi seperti tingkat pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan kondisi fisik

2.      isi pesan seperti kejelasan, dan isi kalimat

3.      media seperti jumlah dalam mutu fasilitas

4.      kebisingan dalam hal fisik dan psikologi lingkungan kerja

5.      Bahasa tubuh seperti dalam hal cara tutur kata, dan gerak tubuh. Semakin tinggi standar elemen-elemen tersebut diterapkan maka kemungkinanya terjadi disortasi informasi dan kesalahpahaman semakin rendah.

E.      Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :

1.      Memelihara iklim komunikasi terbuka. Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.

2.      Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

3.      Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya. Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.

4.      Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.

5.      Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi. Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.

6.      Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :

a.       Memahami penerima pesan

b.      Menyesuaikan pesan dengan penerima

c.       Mengurangi jumlah pesan

d.      Memilih saluran atau media yang tepat

e.       Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi :

a.       Membuat suatu pesan lebih berhati-hati

Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang poin-poin yang penting.

b.      Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi

Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimna lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb.Jangan sampai ada gangguan disaat penyampaian pesan.

c.       Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.