A. Peranan Komunikasi dalam bisnis
1. Pengertian Komunikasi dan Bisnis
a.
Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi serta gagasan
ide yang dikemukakan oleh seseorang.
b.
Bisnis
Bisnis adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan cara bertransaksi. Biasanya
bisnis terjadi apabila seseorang melakukan jual atau beli suatu barang maupun
jasa kepada konsumennya. Adapun tujuan lain dari bisnis yaitu mendapatkan
keuntungan atau biasa disebut dengan laba. Dalam artian lain, bisnis adalah
melakukan suatu aktivitas dan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.
2. Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah pertukaran
gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara
personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal .Bisnis melibatkan
pertukaran informasi secara terus – menerus. Lebih banyak bisnis yang
dijalankan makan semakin luas juga komunikasi yang akan tercipta. Peran komunikasi dalam berbisnis sangatlah
penting karena komunikasi yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang
sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang baik serta komunikasi yang
efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang
yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang lain biasanya dengan mudah
menjalankan bisnis yang dikelolanya. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi
berjalan bergandengan tangan.
3.
Komunikasi
Bisnis menurut Para Ahli
Menurut
Purwanto (2006:4), pengertian komunikasi bisnis yaitu komunikasi yang digunakan
dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi
verbal ataupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Pada
dasarnya komunikasi bisnis ini dibagi dalam dua hal yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.
Hasil
studi tentang perilaku bisnis di kalangan esekutif menunjukan fakta bahwa
kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok diantara berbagai factor personal
yang diperlukan untuk memperomosikan menejemen organisasi atau mengatasi
konflik menejemen (Boove and Thill,2002). Dengan kata lain, kemampuan
berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM
karyawan. Istilahnya komunikasi
efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu
organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman
antar orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini
dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi,
dan situasi komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi
cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya
penyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal
sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut
diperlihatkan dibandingkan hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih
baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain
diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
B. Tujuan
dari Komunikasi dalam Bisnis
Komunikasi
bisnis merupakan setiap komunikasi yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan
bisnis, seperti untuk membangunpartnerships, sumber daya intelektual, atau
untuk mempromosikan satu gagasan, produk, servis, atau pun suatu organisasi. Fungsi komunikasi bisnis terdiri dari
fungsi informative, regulatory, persuasive, integrative. Dalam komunikasi bisnis, terdapat beberapa
tujuan tertentu. Berikut
ini adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis yakni :
1.
Meningkatkan goodwill (nama baik)
perusahaan.
2.
Meningkatkan hubungan baik perusahaan
dengan masyarakat.
3.
Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam
perusahaan.
Tujuan
Komunikasi Bisnis Secara Umum
·
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk
mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki
pengelolaan bisnis.
Tujuan
Komunikasi Bisnis Secara Khusus
·
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk
menciptakan interaksi atau hubungan di dalam perusahaan dengan konsumen,
perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesame dunia usaha, serta dengan
lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh
tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.
C. Umpan Balik
dan Bentuk-Bentuknya
Dalam melakukan komunikasi bisnis,
terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh yaitu :
1.
Manfaat
Eksternal
Komunikasi
bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam
keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata
masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun
secara professional dapat meningkatkan citra perusahan. Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu
sangat mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan
menjauhkan pelanggan.
2.
Manfaat
Internal
Kemampuan
berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan. 8 hal yang menjadi perimbangan
mempromosikan jenjang karir eksekutif :
a.
kemampuan bekerja keras
b.
kemampuan manajemen
c.
kepercayaan diri
d.
kemampuan mengambil keputusan yang sehat
e.
latar belakang akademis
f.
mempunyai ambisi untuk maju
g.
kemampuan berkomunikasi secara efektif
h.
berpenampilan
menarik
D. Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Di dalam komunikasi pasti pernah ada
kesalahpahaman yang terjadi. Kesalahpahaman komunikasi adalah salah satu kendala
komunikasi yang dapat menciptakan sebuah konflik. Suatu
kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna yang berbeda dari
yang dimaksudkan oleh si pemberi informasi.
Kesalahpahaman ini banyak sekali
bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh
kalangan elit politik yang menentukan kehidupan orang banyak.
Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi
pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi
yang menyenangkan. Dalam
tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas
masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi
sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk
hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham,
namun sudah dalam jumlah yang minimal.
Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya
disebabkan karena tingkat kemampuan berkomunikasi
yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang
peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang
dibangun dengan orang lain.
Beberapa contoh kesalahpahaman antara lain
:
1. karyawan
yang kurang memahami uraian pekerjaan dan tanggung jawabnya;
2. ketidaktahuan
dalam menindak lanjuti instruksi, surat-surat dan pengumuman
3. kesalahan
dalam menanggapi gagasan pimpinan dan rekan kerja
4. kesalah
pahaman dalam teknik atau cara berkomunikasi dengan baik.
Ada beberapa cara untuk menghindari
kesalahpahaman. Yang paling penting adalah
meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan
dengan,
misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa
efektif dan
sistematis. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang
kita belum
jelas maksudnya. Faktor-faktor
yang mempengaruhi kesalahpahaman khususnya karena faktor komunikasi adalah
1.
kondisi pelaku komunikasi seperti tingkat
pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan kondisi fisik
2.
isi pesan seperti kejelasan, dan isi kalimat
3.
media seperti jumlah dalam mutu fasilitas
4.
kebisingan dalam hal fisik dan psikologi
lingkungan kerja
5.
Bahasa tubuh seperti dalam hal cara tutur
kata, dan gerak tubuh. Semakin tinggi standar elemen-elemen tersebut diterapkan
maka kemungkinanya terjadi disortasi informasi dan kesalahpahaman semakin
rendah.
E. Memperbaiki Komunikasi dalam
Organisasi
Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki
komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :
1.
Memelihara iklim komunikasi terbuka. Iklim komunikasi merupakan campuran dari
nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi
terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan
balik.
2.
Bertekad memegang teguh etika
berkomunikasi
3.
Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya. Majunya perkembangan teknologi dan
informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup
regional, nasional, maupun internasional.
4.
Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang
berpusat pada penerima
Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat
penerima ketika sedang berkomunikasi.
5.
Menggunakan teknologi secara bijaksana dan
bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi. Teknologi dapat dipergunakan untuk
menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang
bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.
6.
Menciptakan dan memproses pesan secara
efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :
a.
Memahami penerima pesan
b.
Menyesuaikan pesan dengan penerima
c.
Mengurangi jumlah pesan
d.
Memilih saluran atau media yang tepat
e.
Meningkatkan keterampilan berkomunikasi
Komunikasi
efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam
berkomunikasi. Ada tiga hal yang
perlu diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi :
a.
Membuat suatu pesan lebih berhati-hati
Perhatikan
tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki
oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan
poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang poin-poin yang penting.
b.
Minimisasi gangguan dalam proses
komunikasi
Jika
suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimna lokasi atau tempat
penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat
duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb.Jangan sampai ada gangguan disaat
penyampaian pesan.
c.
Mempermudah upaya umpan balik antara si
pengirim dan si penerima pesan
Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut
memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka harus dapat merencanakan
bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.
